E-Mails versenden aus CiviCRM

Diese Handreichung beschreibt, wie der E-Mail-Versand aus CiviCRM konfiguriert wird. Sie geht von einer einfachen Erwartung aus: Wer aus CiviCRM heraus eine E-Mail versendet, möchte, dass diese E-Mail am Kontakt dokumentiert wird und zugleich mit einer passenden Absenderadresse beim Empfänger ankommt. Das Dokument erklärt, warum dies nicht automatisch geschieht, welche Einstellungen in CiviCRM dafür notwendig sind und wie Absenderadressen, Versanddomains und SMTP-Server zusammenspielen. Schritt für Schritt wird gezeigt, wie in CiviMail nutzbare Absenderadressen definiert werden, weshalb diese zur technisch autorisierten Versanddomain passen müssen und wie CiviCRM mit einem SMTP-Server verbunden wird. Die Handreichung unterscheidet dabei zwischen dem Versand über den eigenen Hosting- oder Mailanbieter und der Nutzung eines spezialisierten SMTP-Relay-Dienstes wie Brevo.

Inhaltsverzeichnis

1. Meine Erwartung als BenutzerIn

Ich setze mich an den PC, öffne CiviCRM, öffne dort einen Kontakt und sende ihm aus dem System heraus eine E-Mail.

Das hat für mich den Vorteil, dass die E-Mail als Aktivität am Kontakt gespeichert ist. Sie ist dadurch ein Teil der Geschichte, die mit dem Kontakt verbunden ist. Genau so funktioniert das auch mit Serien-E-Mails und Newslettern.

Meine Erwartungshaltung ist, dass die E-Mail, die ich versende, für den Empfänger erkennbar von meiner persönlichen E-Mail-Adresse aus versendet worden ist. Oder zumindest von der von mir für solche E-Mails genutzten Absenderadresse, zum Beispiel .

2. Ausgangssituation

Wenn CiviCRM noch nicht konfiguriert ist, kennt CiviCRM auch nicht die E-Mail-Adresse, von der aus ich E-Mails versenden will. Es kennt auch nicht den Mailserver, über den ich versenden kann.

Beides muss erst eingestellt werden.

In der von polbeo bereitgestellten Konfiguration ist ein personalisierter Versand unter eigenen Absenderadressen erst möglich, wenn der E-Mail-Versand entsprechend konfiguriert wurde. Die Vorgehensweise wird im nachfolgenden Kapitel ausführlich erklärt.

Ohne eine Konfiguration des E-Mail-Versands kann man mit dem System arbeiten. Es gestattet dann aber nicht den Versand persönlicher E-Mails oder Serien-E-Mails.

Wenn man an den Einstellungen nichts ändert, werden E-Mails aus CiviCRM von einer E-Mail-Adresse aus versendet, die diese Form hat:

Auf diese Weise ist ein grundlegender E-Mail-Versand sichergestellt, etwa für Funktionen wie „Passwort vergessen“ oder Systembenachrichtigungen.

3. E-Mail-Versand aus CiviCRM konfigurieren

CiviCRM selbst ist kein eigenständiger Mailserver. Es benötigt immer einen externen SMTP-Server, über den E-Mails technisch versendet werden.

Wenn man E-Mails unter Verwendung einer persönlichen Absender-E-Mail-Adresse versenden will, muss die Konfiguration des E-Mail-Versands innerhalb von CiviCRM angepasst werden.

Zwei Dinge sind notwendig:

  • die Definition der Absender-E-Mail-Adressen, die beim Versand von E-Mails aus CiviCRM heraus genutzt werden können
  • die Verbindung zu einem SMTP-Server unter Administration > Systemeinstellungen > Ausgehende E-Mail, der so konfiguriert ist, dass empfangende E-Mail-Server die CiviCRM-Instanz und den E-Mail-Absender als legitim ansehen und die von dort erhaltenen E-Mails nicht zurückweisen

3.1 Absenderadressen in CiviMail definieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, in CiviCRM festzulegen, welche E-Mail-Adressen als Absenderadressen genutzt werden können.

3.1.1 E-Mail-Adresse der BenutzerIn als Absenderadresse nutzen

Im Administrationsmenü unter Administration > Systemeinstellungen > Ausgehende E-Mail kann per Toggle eingestellt werden, dass die E-Mail-Adresse der am System angemeldeten BenutzerIn automatisch als Absenderadresse in E-Mails zur Auswahl steht.

Das ist aber nur eine Option.

3.1.2 Systemweit gemeinsam genutzte Absenderadressen

In CiviCRM können zusätzlich oder alternativ zur E-Mail-Adresse der einzelnen BenutzerInnen Absenderadressen eingestellt werden, die allen BenutzerInnen zur Auswahl stehen.

Gehe dazu auf Administration > CiviMail > Site From Email Addresses und füge Absenderadressen hinzu.

Typischerweise werden folgende Angaben hinterlegt:

  • Anzeigename: „Max Mustermann“ oder auch „Organisationsname“ o. ä.
  • E-Mail-Adresse:

Die Eingabe erfolgt ohne Anführungszeichen.

Diese Absenderadressen stehen anschließend beim Erstellen von Mailings in CiviMail zur Auswahl.

3.1.3 Nur Absenderadressen mit konfigurierter Versanddomain nutzen

Wichtig ist, dass alle verwendeten E-Mail-Adressen zur technisch konfigurierten Versanddomain passen. Der SMTP-Server bzw. das SMTP-Relay muss berechtigt sein, E-Mails für diese Domain zu versenden.

Es empfiehlt sich, dass BenutzerInnen in ihren CiviCRM-Benutzerdaten ausschließlich E-Mail-Adressen verwenden, die auf eine zum Versand autorisierte Domain enden.

Das heißt: Wenn ein Benutzer als E-Mail-Adresse zum Beispiel eine Adresse nutzt, die auf @gmail.com oder @web.de endet, die Konfiguration aber nur zum Versand von Absenderadressen berechtigt, die von @domain.xy versenden, so kann dieser Benutzer keine E-Mails von seiner E-Mail-Adresse aus versenden. Er kann dies nur, wenn er als Benutzer eine E-Mail-Adresse nutzt, die auf @domain.xy endet.

Andernfalls kann es zu Problemen bei SPF-, DKIM- oder DMARC-Prüfungen kommen. Empfangende Mailserver können solche E-Mails als Spam einstufen oder vollständig ablehnen.

In der Praxis bedeutet dies:

  • die in CiviCRM hinterlegte Benutzer-E-Mail-Adresse,
  • die in CiviMail verwendete Absenderadresse
  • sowie die technisch konfigurierte Versanddomain

sollten derselben Domain (domain.xy) oder einer dafür autorisierten Subdomain (subdomain.domain.xy) zugeordnet sein.

3.2 Verbindung zu einem SMTP-Server herstellen

Im Folgenden werden zwei typische Lösungen beschrieben, eine Verbindung zu einem SMTP-Server herzustellen.

Die Hinterlegung der Zugangsdaten in CiviCRM zum SMTP-Server ist immer gleich und wird unten in Abschnitt 3.2.3 beschrieben.

Die beiden Lösungen unterscheiden sich allein danach, was für einen SMTP-Server man benutzt.

3.2.1 Variante 1: Nutzung des eigenen Hosting- oder Mailanbieters

Diese Lösung eignet sich insbesondere für:

  • kleine Organisationen
  • geringe Versandmengen
  • Passwort-Reset-Mails
  • Einzelkommunikation
  • kleinere Rundmails

Typische Anbieter, bei denen man eine eigene Domain mit eigenen E-Mail-Adressen verwaltet, sind:

  • Ionos
  • Strato
  • Hetzner
  • Netcup
  • Alfahosting
  • u. v. m.

Auch Microsoft 365 und Google Workspace bieten diese Option.

In diesem Szenario gehen wir davon aus, dass Sie oder Ihre Organisation bereits Folgendes besitzen:

  • eine Domain
  • eine E-Mail-Adresse
  • Zugangsdaten zu einem SMTP-Server

CiviCRM soll diesen SMTP-Server dann direkt nutzen.

Beispiel:

  • E-Mail-Adresse:
  • SMTP-Server: smtp.domain.xy

Diese bestehende Infrastruktur ist in CiviCRM nutzbar. Es sind dann zunächst keine zusätzlichen Dienste notwendig, sodass auch keine weiteren Kosten entstehen.

Typische Einschränkungen

Viele klassische Mail- oder Hostinganbieter betrachten SMTP primär als Infrastruktur für menschliche Kommunikation, einzelne Postfächer und normale Bürokommunikation, nicht jedoch für automatisierten Massenversand, also für große Serien-E-Mail-Verteiler mit einem in rascher Folge abgewickelten E-Mail-Einzelversand an Hunderte oder Tausende von Empfängern.

Daher existieren häufig Einschränkungen wie:

  • beschränkte Versandmenge, zum Beispiel ein Limit pro Stunde
  • Versandfrequenz
  • Empfängeranzahl pro Mail
  • temporäre Sperren im Falle eines Verdachts auf Versand von Spam

Die genauen Grenzen unterscheiden sich je nach Anbieter und Tarif.

3.2.2 Variante 2: Nutzung von Brevo als SMTP-Relay

Um sich nicht von Einschränkungen des eigenen SMTP-Servers behindern zu lassen, empfiehlt sich die Nutzung eines SMTP-Relay.

Diese Lösung eignet sich insbesondere dann, wenn absehbar ist, dass regelmäßig Rundmails versendet werden, dabei größere Versandmengen zustande kommen und mit einem wachsenden Kommunikationsbedarf zu rechnen ist, der absehbar die Limits des eigenen SMTP-Servers überschreitet.

Im hier beschriebenen Szenario nutzt CiviCRM nicht den SMTP-Server Ihres eigentlichen Mailanbieters, bei dem Sie Ihre E-Mail verwalten, sondern einen spezialisierten Transaktionsmail-Dienst.

Exemplarisch gehen wir hier auf die konkrete Umsetzung mit Hilfe der Dienstleistung der Firma Brevo ein.

Dabei bleibt CiviCRM die führende Anwendungsoberfläche. Brevo übernimmt ausschließlich:

  • SMTP-Transport
  • Zustellung
  • DKIM-Signierung
  • Reputationsmanagement
  • technische Versandoptimierung

Die eigentliche Kommunikation mit Empfänger*innen erfolgt weiterhin vollständig aus CiviCRM heraus.

Der SMTP-Relay-Server ist jedoch ausdrücklich für höhere Zustellbarkeit und automatisierten Versand ausgelegt. Dadurch ist diese Variante besser geeignet für Rundmails.

Dies ist insbesondere auch wichtig, um im E-Mail-System nicht auf schwarze Listen zu geraten. Eine schlechte Versand-Reputation kann dazu führen, dass empfangende Mailserver E-Mails verzögert zustellen, als Spam markieren oder vollständig ablehnen.

Damit Brevo E-Mails im Namen der eigenen Domain versenden darf, müssen in der Verwaltungsoberfläche Ihrer Domain sogenannte Domain-Name-Server-Einträge, kurz DNS-Einträge, eingerichtet werden. Dazu gehören vor allem SPF und DKIM, optional auch DMARC.

Diese Einträge autorisieren Brevo technisch, E-Mails für Ihre eigene Domain zu versenden.

Eine ausführliche Anleitung dazu findet man bei Brevo:

Authentifizieren Sie Ihre Domäne mit Brevo

3.2.3 SMTP-Zugangsdaten in CiviCRM hinterlegen

Damit CiviCRM E-Mails versenden kann, müssen die Zugangsdaten eines SMTP-Servers hinterlegt werden.

Die Konfiguration erfolgt in CiviCRM unter Administration > Systemeinstellungen > Ausgehende E-Mail.

Dort als Mailprogramm SMTP auswählen oder die bestehende SMTP-Verbindung bearbeiten.

Nach dem Speichern der SMTP-Zugangsdaten sollte die Konfiguration über die Testfunktion geprüft werden.

Wichtig ist, dass der verwendete SMTP-Server den Versand automatisierter E-Mails erlaubt. Viele klassische Mailanbieter begrenzen Versandmenge oder Versandfrequenz.

Für kleinere Organisationen und geringe Versandmengen genügen die Limits häufig dennoch. Es empfiehlt sich, die Limits beim eigenen Anbieter zu erfragen.

Wenn regelmäßig größere Mengen an E-Mails versendet werden sollen, empfiehlt sich die Nutzung eines spezialisierten SMTP-Relay-Dienstes wie Brevo.